Happy Budget to You 1/3

 Come preannunciato nel nostro precedente articolo, si avvicina la pubblicazione del primo modulo del progetto “Happy Business”: il Budget, che cercheremo di descrivere in questo e nei prossimi due articoli. Tra poche settimane, quando apriremo il sito dedicato, sarà possibile scaricare e installare la Web-Application contenente il Budget, che consentirà a imprenditori, manager e professionisti d’introdurre questa pratica in azienda a costo zero. A beneficio di chi non conosce questa tipologia di software, diremo che i requisiti per l’accesso sono davvero minimi: qualsiasi dispositivo che si connette a Internet e indipendentemente dal sistema operativo. Più liberi di così, si torna a carta e penna…

Si dice che il termine “budget” derivi dal francese “bougette” che significa borsa: quella dei soldi presumiamo. La parola, che si è inglesizzata nel linguaggio del business, è stata accolta dal dizionario italiano senza bisogno di traduzione e, a seconda dell’ambito in cui viene impiegata e dai soggetti che l’interpretano, si è arricchita nel tempo di  significati paralleli (come avviene per esempio quando si parla di budget familiare o personale per indicare un limite di spesa). Ma in pratica, cosa significa redigere un Budget e perché è utile, se non indispensabile, introdurre questa pratica in azienda? Per spiegarlo forse è bene cominciare dal rosario di domande che ogni manager dovrebbe sempre sgranare mentalmente quando sente profumo di business: Cosa? Chi? Perché? Dove? Come? Quando? Costi? Benefici? E chi più ne ha più ne metta perché, per il business, le domande sono tutta salute… Cominciamo con alcune definizioni riguardo il Cosa? nel senso più materiale del termine, augurandoci che almeno una di esse risulti chiara:

– il Budget è un bilancio di previsione;

– il Budget è un documento di previsione delle principali dinamiche economiche e finanziarie di un’azienda;

– il Budget è un documento che, componendosi di numeri, cifre e valori, riesce a formalizzare le azioni eseguite dall’impresa e quelle da intraprendere in base a obiettivi definiti in termini quantitativi;

– il Budget è la previsione di come entreranno e usciranno dall’azienda  i soldi di un anno di lavoro.

Per il momento, lasciamo ai commercialisti l’onere e l’onore di calcolare in chiave di profitto i flussi finanziari derivati dalle dinamiche economiche della nostra impresa, e dunque non approfondiremo i concetti di Business Plan o di Profit Plan; risponderemo invece alle prossime domande in relazione al documento di previsione più utilizzato, e cioè il  Budget dei Costi e dei Ricavi che, in quanto tale, comprende anche il Budget delle Vendite. Le aziende, intese come la risposta al Chi?, adottano il Budget per stimare e controllare i risultati nell’ambito dei sistemi di Controllo di Gestione. Con questo abbiamo anche risposto alle altre due domande Perché? Dove? Il Come? riferito alle tecniche di compilazione, lo vedremo nel prossimo articolo; se invece intendiamo: “Mediante quali strumenti…?”, rispondiamo che un software adeguato è l’unica risposta possibile; a meno che non si disponga solo di carta, penna e calcolatrice… Resta il Quando? e cioè l’asse del tempo che abbraccia un Budget dalla fase di preparazione all’approvazione del documento. Possiamo dire che la preparazione di questo documento inizia di solito a Dicembre, con un Pre-Consuntivo che aggrega i dati degli undici mesi trascorsi con i valori stimati dell’ultimo mese ancora in corso. Com’è facile intuire, il Pre-Consuntivo di Dicembre offre una visione quasi definitiva di come chiuderemo i conti a fine anno, ed è anche la base di partenza che utilizzeremo per la previsione del successivo anno contabile. Il Budget, dovrebbe essere discusso e approvato dal CDA o da chi detiene il potere decisionale entro la seconda settimana dell’anno di riferimento. Dopo l’approvazione, Il Budget diventa “Legge”. Non è comunque infrequente che si debba redigere un Budget triennale; più raramente, anche per un periodo di cinque anni: in entrambi i casi, si compila di solito il primo anno entrando nel dettaglio dei capitoli di ricavo o costo denominati Poste, mentre i successivi anni vengono stimati a livello di riepilogo delle Poste con diversi metodi. A questo punto, per rispondere alle ultime due domande Costi? Benefici? preferiamo cominciare dall’ultima. Abbiamo compreso che la pratica del Budget ci consente di stimare le Vendite, i Costi e i Ricavi di un dato periodo; è dunque intuibile che, se le previsioni risulteranno sufficientemente corrette, i primi benefici deriveranno da una migliore gestione delle scorte e dunque degli acquisti; come pure avremo notevoli benefici nella gestione delle risorse umane, per quanto la flessibilità del nostro ciclo produttivo e del sistema di erogazione dei servizi ci consentiranno. Chiudiamo le domande aperte considerando quali Costi deve sostenere un’azienda per adottare la pratica del Budget Economico: la risposta è zero, perché non c’è niente da acquistare!

Potrà apparire ardito affermare che la diminuzione del rapporto Costi/Ricavi, per quanto consistente, non costituisca il principale beneficio del lavorare a Budget. Il principale beneficio deriverà infatti dall’accresciuta consapevolezza delle responsabilità che questo modo di operare induce in tutte le aree aziendali: dagli obiettivi che dovranno essere conseguiti, tanto da un manager come da un responsabile operativo, o esaurientemente giustificati. Un ulteriore beneficio, particolarmente importante per lo sviluppo delle vendite e il contenimento dei costi, è dato dalla facilità con cui si può collegare al Budget un piano d’incentivazione. Le aziende che adotteranno il Budget come sistema di previsione e controllo economico, scopriranno che sarà più facile indurre alla collaborazione reparti o funzioni tradizionalmente conflittuali tra loro: si svilupperà un nuovo modo di comunicare tra le diverse aree aziendali, che verranno spinte a risolvere i propri conflitti interni, se non vorranno incorrere in penalizzazioni: già, perché chi raggiungerà gli obiettivi, “chi è riuscito a fare il budget”, come si sente dire davanti alla macchina del caffè, riceve di solito degli incentivi anche di notevole valore.

Il fatto stesso di mettere costi e ricavi sotto Budget, è sufficiente per generare quell’aumento dell’attenzione e del senso di responsabilità che realizza di per sé un miglioramento della performance aziendale. Se invece consideriamo i profondi cambiamenti nel “modo di lavorare” a cui verranno sottoposte le risorse umane, e trasferiamo il concetto di costo alle energie organizzative necessarie per migrare verso nuove modalità operative, bene, allora attendetevi un costo tanto più elevato quanto più basso è il livello di aggiornamento professionale dei vostri manager e responsabili. Crediamo che questa sarà la sfida che le piccole e medie aziende dovranno affrontare: riposizionarsi sul mercato non solo con prodotti competitivi, ma anche con il supporto di una pianificazione intelligente e creativa, governata da un sufficiente livello di controllo della gestione commerciale, economica e finanziaria.