Fra pochi giorni, il prossimo 30 giugno per l’esattezza, entrerà in vigore un altro capitolo dell’Agenda Digitale Italiana (ADI): col decreto legge 179 del 2012 arriva, infatti, l’obbligo di dotarsi della PEC per le ditte individuali e i liberi professionisti. PEC è l’acronomio di Posta Elettronica Certificata, strumento che serve per dare valore legale alle comunicazioni digitali fra privati e con la Pubblica Amministrazione. La normativa, che aveva già reso obbligatoria la PEC per tutte le imprese il 30 giugno di un anno fa, estende ora l’obbligatorietà anche alle ditte individuali e ai liberi professionisti.

Sicuramente, in queste settimane, vi sarete imbattutti in numerose offerte di gestori che offrono questo servizio. Vediamo allora di fare un po’ di chiarezza in questo enorme calderone di proposte, spiegando cos’è la PEC, come funziona e come scegliere il servizio più adatto alle proprie esigenze.

PECUna casella PEC, dal punto di vista dell’Utente, è molto simile alla tradizionale posta elettronica; quello che cambia è il funzionamento della casella da parte del Gestore. A ciascun titolare di casella PEC, infatti, è associato un identificativo univoco che certifica chiaramente ciascun individuo o impresa. In questo modo, ogni e-mail inviata viene tracciata lungo tutto il percorso che la porta dal mittente al destinatario; il Gestore avrà il compito di rilasciare una ricevuta di avvenuta consegna che possiede lo stesso valore legale finora attribuito alla classica ricevuta di posta raccomandata cartacea.

Con la PEC quindi, l’Agenda Digitale Italiana si propone di semplificare la gestione imprenditoriale, compiendo una progressiva digitalizzazione di molte di quelle incombenze amministrative che prima dovevano necessariamente essere gestite in forma cartacea. Ricordiamo che spetta all’Utente conservare una copia di tutte le ricevute PEC anche se, per ovviare a eventuali smarrimenti, la legge obbliga ciascun Gestore a conservare una copia della ricevuta per un periodo di 30 mesi.
Ma procediamo con la disanima delle caratteristiche principali ed accessorie che i servizi PEC propogono agli utenti.
La “conservazione” è proprio una delle funzionalità principali che deve avere un servizio di PEC per garantire una corretta gestione della propria casella, altre funzionalità sono:

  • spazio web adeguato per ricevere le e-mail: generalmente per una ditta individuale, una piccola impresa o un professionista lo spazio di 1 gigabyte è adeguato;
  • la dimensione massima del messaggio per cosentirvi di inviare anche gli allegati più pesanti: i documenti digitali che solitamente viaggiano tramite PEC difficilmente supereranno i 30 megabyte di dimensione;
  • antivirus e antispam: la maggior parte delle caselle sono anche abilitate o abilitabili a ricevere e-mail ordinarie e quindi è meglio avere un sistema di protezione contro i messaggi indesiderati.

Servizi accessori (spesso con una maggiorazione di costo) possono essere invece:

  • la notifica sms di avvenuta ricezione di un messaggio;
  • uno spazio di archiviazione aggiuntivo, per conservare le ricevute che altrimenti dovreste custodire sul vostro computer;
  • la possibilità di attivare la casella col vostro nome dominio (il suffisso che si trova subito dopo la chiocciolina).

Come dicevamo, in questo periodo alcuni dei gestori accreditati all’erogazione del servizio offrono l’attivazione gratuita di una casella PEC; ricordiamoci però che il servizio di posta elettronica certificata non è gratuito e quello che viene offerto, solitamente, è il primo anno di gestione, trascorso il quale la casella avrà un canone mensile o più spesso annuale. Le imprese dovranno dunque rivolgersi a uno dei gestori accreditati operanti sulmercato; per completezza, segnaliamo comunque che i privati cittadini possono ottenere un indirizzo di posta elettronica certificata gratuito, valido solo per le comunicazioni con la pubblica amministrazione, collegandolsi al sito del Governo Italiano.
Per consentirvi di scegliere la casella PEC più adatta alle vostre esigenze abbiamo confrontato i servizi dei maggiori gestori. Nel confronto, specifichiamo, è opportuno operare delle classificazioni per tipologia di servizio, in quanto esistono delle versioni base, delle versioni intermedie e infine delle versioni avanzate di PEC; dunque una corretta comparazione deve avvenire tra classi omogenee.

Le versioni base (proposte da Aruba e Interfree), forniscono solamente le prestazioni essenziali, tralasciando quelle più avanzate come le notifiche sms o lo spazio di archiviazione aggiuntivo, per un canone annuo che va dai 5 euro ai 10 euro.
Le versioni intermedie invece sono le più numerose e comprendono: uno spazio per la ricezione delle e-mail maggiore, la notifica di ricezione della posta elettronica tramite sms, uno spazio di archiviazione aggiuntivo (magari per conservare le ricevute che riceverete) e, a volte, anche l’assistenza telefonica in caso di problemi. Queste versioni hanno un costo che varia dai 25 euro ai 40 euro annui.
Infine, per chi avesse necessità di gestire più di una casella di posta elettronica certificata o volesse attivarla inserendo il nome del dominio di cui è proprietario, può optare per le versioni più avanzate il cui canone annuo varia dai 60 euro ai 228 euro.

Per informazioni di dettaglio, vi invitiamo a scaricare il documento pdf con la comparazione completa dei maggiori gestori del mercato.

Una volta scelta l’offerta più adatta alle vostre esigenze, non dovrete fare altro che definire il nome della casella (potrebbe essere semplicemente il vostro nome o quello della vostra impresa) e seguire la procedura indicata sul sito del Gestore. Dopo l’attivazione della vostra casella PEC dovrete darne comunicazione alla Camera di Commercio tramite questa pagina che contiene tutte le istruzioni per essere in regola con la normativa richiesta. Al fine di effettuare correttamente la comunicazione alla Camera di Commercio dovrete però possedere una firma digitale. La PEC, infatti, da sola non basta a dare valore legale ai vostri documenti.

Per chiarire meglio il concetto, possiamo servirci di un semplice paragone: la Posta Elettronica Certificata è come il postino che vi consegna la ricevuta di una raccomandata; i documenti contenuti all’interno della lettera, per avere pieno valore, devono però essere firmati di vostro pugno. La firma digitale consente appunto di apporre la propria firma a un documento in modo digitale, tramite alcuni strumenti: una smart card intestata all’amministratore dell’impresa, un lettore di card e un piccolo software da installare sul computer.
Quasi tutti i provider che abbiamo esaminato erogano anche questo servizio con un costo molto variabile. La Camera di Commercio però rilascia gratuitamente una firma digitale al titolare dell’impresa che ne fa richiesta, vi consigliamo quindi di rivolgervi alla sede della Camera di Commercio della vostra città.

Infine segnaliamo il sito governativo  INI-PEC che mette a disposizione degli utenti gli indirizzi PEC dei professionisti e delle imprese presenti sul territorio italiano. L’elenco viene costantemente aggiornato con i dati provenienti dal Registro delle Imprese e dagli Ordini o Collegi di appartenenza.
INI-PEC è l’Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata istituito dal Ministero dello Sviluppo Economico: è pensato per chiunque abbia la necessità di ottenere l’indirizzo di PEC di un professionista o di un’impresa che desidera contattare. L’obiettivo diquesto strumento è dare la possibilità ai cittadini d’interagire con semplicità, efficienza ed economicità, condizioni indispensabile per uno sviluppo più rapido ed efficace del processo di digitalizzazione.  La navigazione del sito  è semplice e intuitiva, non occorre effettuare alcuna autenticazione per accedere alla sezione di ricerca del portale e cercare l’indirizzo di posta elettronica certificata di proprio interesse.