Se avete letto l’articolo precedente, dovrebbe essere chiaro che il Budget è il principale strumento di cui si avvale il Controllo di Gestione per stimare i Ricavi e i Costi di un anno contabile e per verificare gli Scostamenti che si verificheranno confrontando le stime con i valori mensili realizzati.
Dopo aver espresso i concetti fondamentali di questa pratica, da cui emerge la sua utilità per la pianificazione economica e finanziaria dell’impresa, in questo secondo articolo spiegheremo come redigere correttamente il Budget. Per affrontare la pratica di Compilazione del Budget non sono richieste conoscenze specifiche, tranne quella manciata di concetti base e termini propri di questa metodica.
A chi ritiene utile un breve “ripasso” della terminologia, consigliamo la lettura della pagina Navigare nel Budget contenuta nel sito HappyBusinessApplication.net.

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L’immagine riportata sopra è tratta dal modulo Budget di HBA Project, che è possibile scaricare dalla pagina di download del sito. Essa esemplifica come il Budget sia composto da tabelle di valori mensili, collegate tra loro in base alla gerarchia con cui vengono classificati i movimenti economici dell’azienda: Costi e Ricavi. Gli elementi di riferimento vengono denominati Poste del Budget.
Il format di Budget che utilizzeremo come esempio è orientato verso una struttura semplice e accessibile che, per quanto sintetica, risulta agevole da redigere e controllare; più che sufficiente per realizzare un primo livello di Controllo di Gestione.
È molto importante bilanciare la struttura del Budget con le reali possibilità di confronto dei valori previsti con quelli consolidati. In altre parole: non serve spaccare il capello in quattro e formulare previsioni estremamente dettagliate se poi il nostro sistema informativo non ci consente di disporre dello stesso sistema di valori per riscontrare quelle previsioni. Meglio un Budget al secondo livello di dettaglio riscontrabile con i valori del Consolidato, piuttosto che stampare una bella e minuziosa “storia” che nessuno sarà in grado di analizzare e controllare.
Per prima cosa dunque, sarà utile definire la struttura complessiva delle Poste (capitoli economici) che vogliamo inserire nel Budget, tenendo sempre conto, lo ripetiamo ancora, dei dati che il sistema informativo, di cui dispone l’impresa, è in grado di fornire.

Struttura e stima delle Poste dei Ricavi

Tra i Ricavi che produce la nostra azienda troveremo certamente le transazioni di vendita: fatture, scontrini fiscali o magari una tabella prodotta dal sistema informativo aziendale dove sono classificate e totalizzate le vendite di ogni mese dei nostri Prodotti (ricordiamo che usiamo questo stesso termine anche per le aziende che producono e vendono servizi).
Dunque la maggioranza dei movimenti economici classificabili come Ricavi consiste nelle transazioni di vendita dei Prodotti; ma non tutte le aziende, le micro in particolare, potrebbero disporre di statistiche di vendita in formato digitale, oppure, potrebbe essere un’azienda monoprodotto. Il Team che ha progettato Happy Business ha previsto diverse modalità di Compilazione del Budget per consentire alle aziende, grandi, piccole e micro, di definire i Ricavi nelle tabelle del Budget e del Consolidato:

  1. Importazione dei dati nelle tabelle  Prodotti, Obiettivi di Vendita
  2. Implementazione manuale dei dati (digitazione dei dati) nelle tabelle  ProdottiObiettivi di Vendita
  3. Digitazione manuale dei dati nella riga “Totale Ricavi” delle tabelle di riepilogo del Budget.

In realtà, esiste anche un quarto percorso che dovrebbe essere il punto di arrivo del processo di razionalizzazione e automazione dei dati che stimano e controllano il ciclo economico dell’Azienda: il trasferimento di  un flusso dal sistema informativo aziendale al Budget. Com’è facile intuire però, questa soluzione, per quanto la più efficiente e sicura, risente del fatto che debba essere progettata in funzione del sistema informativo aziendale e dunque non si può standardizzare.

Struttura e stima delle Poste dei Costi

Non c’è limite alla creazione di Poste relative a Costi. Il nostro suggerimento, tuttavia, è di non superare le 10 Poste di riepilogo. Non dimenticate che le Poste al livello di riepilogo, tanto nel Budget quanto nel Consolidato, vengono assunte nel Conto Economico Previsionale (CEP), il quale, per la sua stessa natura, è opportuno che sia rappresentato sinteticamente. Maggiori informazioni sono disponibili nell’Help Online del sito  dedicato alla conoscenza di base di  HBA Project.

Nel sitocanale You Tube di HBA Project, è disponibile La Video-guida: “Progettiamo il BUDGET ECONOMICO: struttura e progettazione di base del Controllo di Gestione” che, oltre alle funzionalità del software, offre interessanti spunti sul significato concettuale, funzionale e operativo del Budget economico.

Nel prossimo articolo valuteremo come interpretare gli Scostamenti tra le previsioni (Budget) e i risultati reali (Consolidato), interpolando i concetti legati agli scostamenti in valore assoluto e quelli percentuali: due modi diversi di rappresentare le variazioni realizzate, che devono essere lette entrambe per capire l’importanza delle dinamiche che rappresentano.

Happy Business a tutti!